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Organiser et planifier son évènement en 6 étapes

Organiser un évènement peut paraître insurmontable pour certains (c’est d’ailleurs pour ça que les agences évènementielles existent, afin que l’on puisse vous aider à donner vie à votre projet).

Que vous prépariez un mariage, un évènement privé ou d’entreprise, suivre un processus bien défini peut faire toute la différence. Voici un coup de pouce en 6 étapes pour planifier son évènement correctement.

Définir le concept

Avant de plonger dans les détails, commencez par définir clairement le concept de votre évènement. Quels sont vos objectifs s’il y en a ? Déterminez le type d’évènement, l’atmosphère que vous souhaitez créer, le nombre de personne approximatif. Cette étape jettera les bases de toute la planification à venir.

Établir un budget prévisionnel

Une fois le concept défini, élaborez un budget prévisionnel réaliste. Cela inclut les coûts liés à la location de l’espace, la nourriture, les animations, la décoration et d’autres dépenses. Un budget bien équilibré vous aidera à garder le contrôle financier tout au long du processus de planification. Une Wedding & Event planner peut vous êtes d’une grande aide car elle connaît déjà les dépenses approximatives pour chaque catégorie.

Les indispensables pour son évènement

Si votre projet n’a pas lieu chez vous, il faut absolument en booker un. Si en plus votre évènement se fait lors de la haute saison, il est d’autant plus important de prévoir ce poste.

Délimitez une certaine zone et regardez sur google maps les lieux aux alentours. Sélectionnez ceux qui vous plaisent, allez sur les sites internets et appelez-les pour plus d’informations. Assurez-vous que le lieu offre les commodités nécessaires pour votre projet.

PS : vous pouvez vous référer à l’article qui vous explique comment bien choisir son lieu.

La date de l’évènement sera sûrement définie en fonction de la disponibilité du lieu.

Le deuxième indispensable : le traiteur si vous en avez besoin d’un. Ils sont vite complets alors n’hésitez pas à vous rendre sur leur site internet rapidement et à les contacter.

Planifier le programme

Créez un programme détaillé, en planifiant les moments forts de l’évènement. Cela inclut les discours, les présentations, les animations et les périodes de pause. Un programme bien pensé garantira une expérience fluide pour les invités.

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Booker les prestataires

Si vous avez besoin d’un photographe, vidéaste, groupe de musique, décoratrice, c’est le moment de choisir qui vous voulez et de les booker pour votre grand jour !

Coordonner la logistique

Si vous n’avez pas engagé de Wedding & Event Planner, assurez-vous que tous les détails logistiques soient pris en compte. Cela comprend le transport, l’hébergement, la sécurité et toute autre exigence spécifique à votre évènement. Une logistique bien gérée permettra d’éviter des problèmes imprévus le jour J.

Bien évidemment, ces étapes sont très générales. En fonction du type d’évènement, de votre budget et du temps que vous y consacrez, il y aura plus ou moins d’étapes.

Si vous ne pouvez pas vous en occuper, si vous êtes stressés ou si vous avez simplement besoin de conseils, n’hésitez pas à me contacter. Je serais ravie de discuter de votre projet avec vous !

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Suivez mon actualité d’organisatrice sur Instagram : @chaudronmagic.events

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